Czasy, gdy szkolenia przeprowadzano „na sucho” wypisując wszelkie informacje na czarnych tablicach kredą, a wszelkie zdjęcia były przekazywane z ręki do ręki po całej auli liczącej często kilkaset osób powoli zanikają. Czasy te są wypierane przez nowoczesność i co najważniejsze, płynącą z niej wygodę i funkcjonalność.
Obecnie konferencje, wykłady czy szkolenie ciężko sobie wyobrazić bez prezentacji multimedialnych, bez filmów szkoleniowych czy zdjęć w wysokiej rozdzielczości wyświetlanych za pomocą dużych ekranów LCD czy projektorów na ścianie auli czy też wysuwanej z sufitu wielkiej białej płachcie.
Oczywiście w szkołach, a już tym bardziej na uczelniach, tego typu sprzęt jest już stałym wyposażeniem, ale dla firm, które szkolenia czy specjalne prezentacje organizują raz na pół roku lub rzadziej, kupno sprzętu często o wartości kilkunastu tysięcy złotych jest kompletnie nieopłacalne. Wtedy to właśnie najlepszym rozwiązaniem jest wypożyczenie odpowiedniego, często najwyższej jakości sprzętu na czas szkolenia czy wykładu za kwotę o niebo niższą od kupna nowego czy nawet używanego sprzętu.
Ponadto do obsługi takiego sprzętu bardzo często potrzebna jest kompetentna osoba. Podłączanie, obsługa, konfiguracja czy ustawianie i kalibracja projektorów i rzutników nie należy do łatwych czynności, dlatego posiadając taki sprzęt należy albo zatrudnić informatyka, który zajmie się tym wszystkim, albo przeszkolić jednego pracownika. Oczywiście obie te alternatywy są kosztowne. Wypożyczając sprzęt można również zamówić obsługę informatyka, który sam zajmie się wszystkimi ustawieniami i konfiguracją. Jest to co prawda dodatkowy koszt, ale z pewnością o wiele niższy niż w przypadku posiadania na stałe, w sumie przez większość czasu zbędnego sprzętu.
Co prawda obecnie bardzo wiele osób posiada notebooki, jednak nic nie stoi na przeszkodzie, żeby wypożyczyć tego typu komputer, a prezentację przynieść z domu zapisaną wcześniej na przenośnej pamięci USB, na karcie pamięci, płycie CD lub DVD. Z pewnością stosunkowo niewielkim nakładem kosztów, zwykłe i nudne szkolenie czy wykład może się zmienić w ciekawe i niezapomniane wydarzenie, które każdy zapamięta, a przecież o to w głównej mierze chodzi w tego typu eventach.